Ивент-Менеджер

Зачем нужен Event Manager?

Event Manager — это персональный руководитель вашего мероприятия, который берет на себя всю организацию, контроль и координацию проекта от первой идеи до завершения события.

Благодаря этому клиенту не приходится самостоятельно искать подрядчиков, контролировать сроки, решать технические вопросы и устранять форс-мажоры. Все процессы находятся под управлением одного ответственного специалиста.

Что входит в работу Event Manager

1. Полное управление проектом

Ведение мероприятия от первого обращения до завершения проекта. Контроль всех этапов подготовки и реализации. Соблюдение сроков, бюджета и поставленных задач.

2. Планирование и разработка концепции

Создание концепции мероприятия. Подготовка сценарного плана. Разработка детального тайминга события. Подбор оптимального формата проведения.

3. Подготовка и контроль бюджета

Составление сметы. Поиск лучших решений под бюджет клиента. Корректировка расходов при изменении задач. Финализация бюджета и контроль затрат.

4. Подбор и управление подрядчиками

Поиск и бронирование площадок. Подбор артистов, ведущих, музыкантов и шоу-программ. Организация кейтеринга и обслуживающего персонала. Взаимодействие со всеми подрядчиками проекта.

5. Техническая координация

Контроль звукового, светового и AV-оборудования. Проверка технических требований площадки. Координация монтажа, настройки и демонтажа оборудования. Контроль качества технического исполнения.

6. Управление логистикой

Организация доставки оборудования и декора. Контроль транспорта и персонала. Координация монтажных и демонтажных работ. Контроль соблюдения тайминга на всех этапах.

7. Работа с артистами

Резервирование артистов и шоу-программ. Подготовка технических и бытовых райдеров. Контроль выхода артистов согласно сценарию. Оперативная замена исполнителей при форс-мажорных ситуациях.

8. Контроль мероприятия в день проведения

Координация всех служб на площадке. Контроль качества исполнения услуг. Решение возникающих вопросов в режиме реального времени. Обеспечение бесперебойной работы мероприятия.

9. Документооборот и административное сопровождение

Подготовка договоров и счетов. Контроль платежей и взаиморасчетов. Административное сопровождение проекта. Налоговые и организационные расходы.

10. Постоянная связь с клиентом

Оперативные ответы на вопросы. Регулярные отчеты о ходе подготовки. Согласование всех ключевых решений. Полная прозрачность всех процессов.

Что получает клиент?

Один ответственный человек вместо десятка подрядчиков: одна смета, один контакт и один тайминг. Клиенту не нужно никого искать и ни за кем следить — день идёт по плану, а сам он проводит своё мероприятие как гость.